طاهری: حضور مدیر حقوقی، تضمینکننده امنیت قراردادها و سرمایه شرکت است
مشاور حقوقی شرکت جهان صادرات سینا با تأکید بر اینکه نقش مدیر حقوقی تنها دفاع از شرکت در محاکم قضایی نیست گفت: حضور فعال و تخصصی واحد حقوقی میتواند با نظارت بر قراردادها، اسناد و فرآیندهای اداری، از شکلگیری بسیاری از اختلافات و پروندههای قضایی جلوگیری کرده و امنیت حقوقی فعالیتهای اقتصادی شرکتها را تضمین کند.
در بسیاری از بنگاههای اقتصادی هنوز این تصور وجود دارد که واحد حقوقی تنها زمانی وارد عمل میشود که اختلافی به دادگاه کشیده شده باشد در حالی که تجربه شرکتهای موفق نشان میدهد نقش مدیر حقوقی، بسیار فراتر از دفاع در محاکم قضایی است و از مرحله تنظیم قراردادها تا نظارت بر مکاتبات، آموزش کارکنان و مدیریت ریسکهای حقوقی حضوری اثرگذار دارد.
علیرضا طاهری، مشاور حقوقی شرکت جهان صادرات سینا در گفتوگو با روابط عمومی موسسه جهاد استقلال از ضرورت حضور مدیران حقوقی متخصص در شرکتها سخن گفت و تشریح کرد که چگونه میتوان با اقدامات پیشگیرانه، از تضییع حقوق شرکتها جلوگیری و هزینههای ناشی از دعاوی قضایی را به حداقل رساند.
مشروح این گفتوگو را در ادامه میخوانید.
بسیاری تصور میکنند وظیفه مدیر حقوقی تنها حضور در دادگاهها و دفاع از پروندههای قضایی است. آیا این برداشت صحیح است؟
این برداشت، کامل و دقیق نیست. شاید نخستین تصویری که از مدیر حقوقی در ذهن شکل میگیرد، حضور در دادگاه و دفاع از حقوق شرکت باشد، اما در واقع مهمترین وظیفه مدیر حقوقی، پیشگیری از ایجاد اختلافات و جلوگیری از تضییع حقوق شرکت است. مدیر حقوقی فعال، پیش از آنکه پروندهای تشکیل شود، با نظارت بر فرآیندهای اجرایی، قراردادها، اسناد و تصمیمات شرکت تلاش میکند زمینه بروز اختلافات حقوقی را از بین ببرد. به همین دلیل، حضور او نه مانعی برای فعالیت شرکت، بلکه عاملی برای افزایش امنیت حقوقی و کاهش ریسکهای سازمان است.
این پیشگیری در عمل چگونه محقق میشود؟
یکی از مهمترین حوزههای فعالیت مدیر حقوقی، بررسی قراردادهاست. بخش عمده فعالیتهای اقتصادی شرکتها بر پایه قراردادها انجام میشود و اگر قراردادها از ابتدا بهدرستی تنظیم نشوند، زمینه بروز اختلافات و خسارتهای مالی فراهم خواهد شد. مدیر حقوقی پیش از امضای قرارداد، بررسی میکند افرادی که قصد امضای آن را دارند، از اختیار قانونی لازم برخوردار باشند. این موضوع با بررسی اساسنامه شرکتها، اختیارات مدیران و اسناد ثبتی کنترل میشود تا قرارداد از نظر قانونی معتبر باشد.
آیا بررسی مدیر حقوقی تنها به صلاحیت امضاکنندگان محدود میشود؟
خیر. پس از احراز صلاحیت طرفین، مهمترین بخش، بررسی مفاد قرارداد است. مدیر حقوقی باید اطمینان حاصل کند تمامی شروط قرارداد به نفع شرکت تنظیم شده و حقوق آن را به بهترین شکل تأمین میکند. این بررسی تمامی بخشهای قرارداد را در بر میگیرد؛ از شرایط خرید و فروش کالا، نحوه تحویل، زمانبندی اجرای تعهدات، مسئولیت حملونقل و بیمه گرفته تا نحوه ترخیص کالا، شیوه پرداخت، تضمینهای قراردادی و پیشبینی حوادث غیرمترقبه مانند جنگ، سیل، زلزله یا سایر شرایط فورسماژور.
پیشبینی شروط فسخ قرارداد چه اهمیتی دارد؟
یکی از مهمترین وظایف مدیر حقوقی، پیشبینی دقیق شرایط فسخ قرارداد است. باید مشخص شود اگر طرف مقابل به تعهدات خود عمل نکرد، در پرداختها تأخیر داشت یا دچار ورشکستگی شد، شرکت بتواند بدون ورود به فرآیندهای پیچیده قضایی، مطابق قرارداد اقدام قانونی انجام دهد. وجود این شروط باعث میشود حقوق شرکت در شرایط بحرانی حفظ شده و امکان مدیریت اختلافات با سرعت و هزینه کمتر فراهم شود.
نقش شرط داوری در قراردادها چیست؟
داوری یکی از مهمترین ابزارهای کاهش اختلافات قضایی است. اگر شرط داوری بهدرستی در قرارداد پیشبینی شود، بسیاری از اختلافات بدون مراجعه به دادگاه قابل حل خواهد بود. در مجموعه موسسه جهاد استقلال نیز در بسیاری از قراردادها، مدیرعامل موسسه یا نماینده معرفیشده از سوی ایشان به عنوان داور مرضیالطرفین تعیین میشود. تجربه نشان داده است که در موارد متعدد، اختلافات از طریق داوری و در مدت زمانی کوتاه حلوفصل شده و رأی صادره نیز قابلیت اجرا داشته است؛ موضوعی که ضمن کاهش هزینهها، روند احقاق حقوق شرکت را تسریع میکند.
نظارت مدیر حقوقی بر اسناد و وکالتنامهها چه ضرورتی دارد؟
علاوه بر قراردادها، اسناد و وکالتنامههایی که برای انجام امور مختلف صادر میشود نیز اهمیت فراوانی دارند. اعطای وکالت برای ترخیص کالا، انجام امور اداری یا تنظیم اسناد بانکی، در صورت نبود نظارت حقوقی، میتواند زمینه سوءاستفاده یا ایجاد مشکلات حقوقی را فراهم کند. به همین دلیل مدیر حقوقی باید بر نحوه تنظیم این اسناد نظارت کامل داشته باشد تا ضمن حفظ منافع شرکت، از ایجاد تعهدات ناخواسته جلوگیری شود.
پیش از آنکه اختلافی به دادگاه کشیده شود، مدیر حقوقی چه اقداماتی برای جلوگیری از طرح دعوا انجام میدهد؟
مهمترین اصل در مدیریت حقوقی، پیشگیری از تشکیل پروندههای قضایی است. در بسیاری از موارد، اختلافات را میتوان پیش از ورود به محاکم حلوفصل کرد و همین موضوع موجب صرفهجویی در زمان، هزینه و حفظ روابط تجاری شرکتها میشود. یکی از نخستین اقدامات مدیر حقوقی، ارسال اظهارنامه رسمی برای طرف مقابل است. به عنوان مثال، اگر شرکتی به تعهدات قراردادی خود عمل نکرده یا بدهی خود را پرداخت نکرده باشد، پیش از هرگونه اقدام قضایی، اظهارنامهای تنظیم و ارسال میشود تا ضمن یادآوری تعهدات، فرصت قانونی برای اجرای آن فراهم شود.
از سوی دیگر گاهی نیز شرکت مخاطب اظهارنامههای حقوقی قرار میگیرد. در چنین شرایطی پاسخ به اظهارنامه باید با دقت کامل و بر مبنای موازین حقوقی تنظیم شود؛ زیرا هرگونه اقرار یا اظهار نادرست ممکن است تعهداتی را برای شرکت ایجاد کرده یا در آینده علیه آن مورد استناد قرار گیرد. از این رو پاسخگویی به این مکاتبات از وظایف تخصصی مدیر حقوقی است.
مذاکره و سازش چه جایگاهی در مدیریت اختلافات حقوقی دارد؟
در بسیاری از موارد اختلافات با گفتوگو و مذاکره قابل حل است و ضرورتی برای مراجعه به مراجع قضایی وجود ندارد. مدیر حقوقی با دعوت از طرف مقابل و بررسی دقیق موضوع اختلاف تلاش میکند زمینه توافق را فراهم کند. در این جلسات مسئولان واحدهای مرتبط نیز حضور دارند تا تمامی ابعاد موضوع بررسی شود. اگر طرفین به توافق برسند صورتجلسه سازش تنظیم میشود، سندی که باید از نظر حقوقی کاملاً دقیق، شفاف و بدون ابهام باشد تا اختلاف را به طور قطعی خاتمه دهد و زمینه بروز دعاوی جدید را از بین ببرد.
تنظیم توافقنامهها و الحاقیههای قراردادی چه اهمیتی دارد؟
در طول اجرای قراردادها، ممکن است شرایط جدیدی ایجاد شود که اصلاح یا تکمیل مفاد قرارداد را ضروری کند. در چنین شرایطی مدیر حقوقی با تنظیم الحاقیه یا توافقنامه، تلاش میکند ضمن حفظ منافع شرکت، اختلافات احتمالی را نیز برطرف کند. گاهی یک الحاقیه اصولی میتواند تکلیف چند قرارداد مرتبط را مشخص کرده و از شکلگیری پروندههای متعدد حقوقی جلوگیری کند. بنابراین تنظیم این اسناد نیازمند دانش تخصصی و تسلط کامل بر مقررات حقوقی است.
یکی دیگر از وظایف مدیر حقوقی، آشنایی کارکنان با قوانین و مقررات داخلی شرکت عنوان میشود. این موضوع چه اهمیتی دارد؟
هر شرکت دارای اساسنامه، آییننامههای معاملاتی، استخدامی و دستورالعملهای داخلی است اما بسیاری از کارکنان با جزئیات این مقررات آشنایی کامل ندارند. یکی از وظایف مهم مدیر حقوقی، آموزش و راهنمایی کارکنان درباره این مقررات و نظارت بر اجرای صحیح آنهاست. هرچه آگاهی کارکنان نسبت به قوانین بیشتر باشد، احتمال وقوع تخلفات اداری و حقوقی نیز کاهش خواهد یافت. به بیان دیگر آموزش حقوقی کارکنان، یکی از مؤثرترین ابزارهای پیشگیری از اختلافات و صیانت از حقوق شرکت محسوب میشود.
حضور مدیر حقوقی در کمیسیون معاملات چه ضرورتی دارد؟
کمیسیون معاملات یکی از حساسترین بخشهای هر شرکت است، زیرا تصمیمات آن میتواند آثار مالی و حقوقی قابل توجهی به همراه داشته باشد. به همین دلیل حضور مدیر حقوقی در این کمیسیون ضروری است تا بر رعایت آییننامه معاملات، مقررات قانونی و فرآیندهای اجرایی نظارت داشته باشد. این نظارت موجب میشود تصمیمات کمیسیون بر پایه ضوابط قانونی اتخاذ شده و از بروز تخلفات یا ایجاد تعهدات غیرضروری برای شرکت جلوگیری شود.
آیا وظایف مدیر حقوقی تنها به قراردادها و فرآیندهای داخلی محدود میشود؟
خیر. یکی دیگر از مسئولیتهای مهم مدیر حقوقی، نظارت بر مکاتبات تعهدآور شرکت است. روزانه مکاتبات متعددی میان شرکت با بانکها، سازمانهای دولتی، شرکتهای خصوصی و سایر دستگاهها انجام میشود. گاهی تنها یک جمله در یک نامه میتواند برای شرکت تعهد حقوقی ایجاد کند یا زمینه تضییع حقوق آن را فراهم سازد. به همین دلیل، مدیر حقوقی باید بر تنظیم این مکاتبات نظارت داشته باشد تا تمامی نامهها در چارچوب قوانین تنظیم شده و از ایجاد تعهدات ناخواسته جلوگیری شود.
به طور کلی، مهمترین فلسفه حضور مدیر حقوقی در شرکتها را در چه میدانید؟
اگر بخواهم در یک جمله بیان کنم فلسفه وجودی مدیر حقوقی «پیشگیری» است نه صرفاً «درمان». هرچه اقدامات حقوقی پیش از وقوع اختلاف انجام شود هزینههای شرکت کاهش یافته، امنیت قراردادها افزایش پیدا میکند و مدیران با اطمینان بیشتری تصمیمگیری خواهند کرد. مدیر حقوقی قرار نیست مانع فعالیت واحدهای اجرایی باشد، بلکه با ارائه مشاوره، نظارت و همراهی کمک میکند فعالیتهای شرکت بر پایه قانون انجام شود و منافع سازمان در بلندمدت حفظ شود.
یکی از موضوعاتی که همواره مطرح میشود، دفاع از حقوق شرکت در مراجع قضایی است. آیا همیشه استفاده از وکیل ضروری است؟
در گذشته معمولاً این تصور وجود داشت که دفاع از حقوق شرکتها صرفاً از طریق وکیل دادگستری امکانپذیر است اما امروز قوانین این امکان را فراهم کردهاند که شرکتها نیز از ظرفیت نمایندگان حقوقی خود استفاده کنند. در صورتی که مدیر حقوقی یا نماینده معرفیشده از سوی شرکت، دانش حقوقی، تجربه لازم و شرایط قانونی را داشته باشد، میتواند بدون نیاز به وکیل در بسیاری از پروندهها از حقوق شرکت دفاع کند. این موضوع علاوه بر کاهش هزینههای دادرسی، موجب تسریع در روند رسیدگی و بهرهگیری از فردی میشود که اشراف کامل بر فعالیتها، قراردادها و سوابق شرکت دارد.
این موضوع بر چه مبنای قانونی استوار است؟
قانونگذار در سالهای اخیر اختیارات مناسبی را برای شرکتها پیشبینی کرده است. از جمله میتوان به بند «پ» ماده ۲۰ قانون تأمین مالی تولید و زیرساختها مصوب سال ۱۴۰۲ و همچنین ماده ۱۵ قانون جهش تولید دانشبنیان مصوب سال ۱۴۰۱ اشاره کرد. براساس این قوانین شرکتهای خصوصی نیز میتوانند در چارچوب ضوابط مقرر، نمایندگان حقوقی خود را برای دفاع از حقوق شرکت در مراجع قضایی معرفی کنند. این ظرفیت قانونی گام مهمی در جهت کاهش هزینهها و افزایش کارآمدی واحدهای حقوقی محسوب میشود.
همکاری مدیر حقوقی با واحد بازرگانی چگونه میتواند از بروز اختلافات جلوگیری کند؟
واحد بازرگانی بیشترین ارتباط را با قراردادها دارد و به همین دلیل همکاری نزدیک آن با واحد حقوقی اهمیت ویژهای پیدا میکند. مدیر حقوقی از همان ابتدای مذاکرات و تنظیم قرارداد، شرایط حقوقی را بررسی میکند و پس از انعقاد قرارداد نیز بر اجرای تعهدات نظارت دارد. اگر طرف مقابل از انجام تعهدات خودداری کند یا اختلافی ایجاد شود، واحد حقوقی بر اساس همان شروط قراردادی، از جمله ارسال اظهارنامه، استفاده از شرط داوری یا اعمال سایر حقوق قانونی، اقدامات لازم را انجام میدهد. هرچه همکاری میان واحد حقوقی و بازرگانی منسجمتر باشد، مدیریت اختلافات نیز سریعتر و دقیقتر انجام خواهد شد.
نقش مدیر حقوقی در همکاری با واحد مالی چیست؟
واحد مالی یکی از بخشهایی است که بیشترین اسناد تعهدآور در آن مبادله میشود. مدیر حقوقی باید به این واحد آموزش دهد که اسناد تضمینی، چکها، سفتهها، ضمانتنامههای بانکی و سایر اسناد مالی چگونه تنظیم و دریافت شوند تا در آینده قابلیت استناد و اجرا داشته باشند. برای مثال هنگام دریافت چک باید اعتبار صادرکننده بررسی شود و ثبت چک در سامانه صیاد نیز کنترل شود زیرا در صورت ثبت نشدن، امکان استفاده از بسیاری از ظرفیتهای قانونی برای وصول مطالبات از بین خواهد رفت. همچنین در مواردی که طرف قرارداد قصد ارائه وثیقه یا سند ملکی را دارد، مدیر حقوقی باید بهترین شیوه حقوقی را برای تضمین حقوق شرکت انتخاب کند خواه از طریق تنظیم سند رهنی، خواه با استفاده از وکالتنامه یا سایر ابزارهای قانونی.
همکاری مدیر حقوقی با واحدهای عمرانی و اجرایی چه اهمیتی دارد؟
فعالیتهای عمرانی نیز بدون نظارت حقوقی ممکن است شرکت را با مشکلات جدی مواجه کند. پیش از انعقاد قراردادهای طراحی، ساخت یا اجرای پروژهها باید اطمینان حاصل شود که تمامی مجوزهای قانونی از جمله پروانه ساخت، ضوابط شهرسازی و مقررات شهرداری رعایت شده است. اگر این مقدمات فراهم نباشد، ممکن است پروژه در مراحل بعدی با موانع حقوقی روبهرو شود و خسارتهای قابل توجهی به شرکت وارد کند. بنابراین حضور مدیر حقوقی در کنار واحدهای فنی و عمرانی، نقش مهمی در کاهش ریسکهای اجرایی دارد.
با توجه به مجموعه وظایفی که به آن اشاره کردید، آیا میتوان گفت مدیر حقوقی در تمامی بخشهای شرکت نقشآفرین است؟
دقیقاً همینطور است. تقریباً هیچ واحدی در یک شرکت وجود ندارد که فعالیت آن به نحوی با مسائل حقوقی مرتبط نباشد. از بازرگانی و مالی گرفته تا منابع انسانی، امور عمرانی، قراردادها، مکاتبات اداری، کمیسیون معاملات و حتی آموزش کارکنان، همگی نیازمند نظارت و مشاوره حقوقی هستند. البته این حضور به معنای ایجاد محدودیت برای واحدهای اجرایی نیست بلکه هدف، همراهی با مدیران و کارکنان، ارائه راهکارهای قانونی و جلوگیری از بروز مشکلاتی است که ممکن است بعدها هزینههای سنگینی را به شرکت تحمیل کند.
اگر بخواهید در پایان مهمترین پیام خود را درباره ضرورت حضور مدیر حقوقی در شرکتها بیان کنید، چه خواهید گفت؟
امروز دیگر واحد حقوقی یک بخش تشریفاتی یا صرفاً مسئول پیگیری پروندههای دادگاه نیست بلکه یکی از ارکان اصلی مدیریت ریسک و حفظ سرمایههای هر مجموعه اقتصادی به شمار میرود. هر اندازه مدیر حقوقی از تخصص، تجربه و شناخت بیشتری نسبت به قوانین و فعالیتهای شرکت برخوردار باشد احتمال بروز اختلافات کاهش مییابد، قراردادها مستحکمتر تنظیم میشوند، حقوق شرکت بهتر صیانت میشود و مدیران نیز با اطمینان بیشتری تصمیمگیری خواهند کرد. به اعتقاد من استفاده از نیروهای متخصص و توانمند در واحدهای حقوقی یک ضرورت اجتنابناپذیر برای تمامی شرکتها و مؤسسات است زیرا واحد حقوقی زمانی موفق خواهد بود که پیش از وقوع اختلاف راهکار ارائه دهد و اجازه ندهد حقوق شرکت دچار خدشه شود.
