نظری: مجامع میان‌دوره‌ای چراغ راه شفافیت و بهره‌وری در شرکت‌ها است
مدیر حقوقی و امور مجامع موسسه جهاد استقلال گفت: شفافیت مالی، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه و افزایش اعتماد سهام‌داران، تنها بخشی از دستاوردهای برگزاری منظم مجامع میان‌دوره‌ای (شش‌ماهه) شرکت‌هاست.
در دنیای پویای اقتصاد و کسب‌وکار امروز، شفافیت و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده، از ارکان اصلی موفقیت و پایداری هر مجموعه‌ای به شمار می‌روند. شرکت‌ها، چه دولتی و چه خصوصی، برای حفظ سلامت مالی و اطمینان خاطر سهام‌داران و ذی‌نفعان، نیازمند سازوکارهایی هستند که عملکردشان را به صورت مستمر پایش و ارزیابی کنند.
در این میان، مجامع میان‌دوره‌ای یا شش‌ماهه، نقشی حیاتی ایفا می‌کنند. این جلسات، نه تنها فرصتی برای بررسی عملکرد نیم‌ساله شرکت فراهم می‌آورند، بلکه بستری برای اصلاح مسیر و اتخاذ تصمیمات استراتژیک برای آینده هستند.
در گفت‌وگوی پیش رو، میزبان حسن نظری، مدیر حقوقی و امور مجامع موسسه جهاد استقلال بودیم تا از زبان او، به اهمیت، مزایا و نقش کلیدی این مجامع در ارتقای کارآمدی و بهره‌وری شرکت‌ها بپردازیم. همچنین، در این گفت‌وگو، از سامانه جدید مدیریت راهبردی که گامی نوین در جهت هوشمندسازی فرآیندهای موسسه جهاد استقلال است، بیشتر خواهیم شنید.
آقای نظری، برای شروع درباره اهمیت برگزاری مجامع میان‌دوره‌ای (شش‌ماهه) کمی برایمان بگویید.
جلسات مجامع میان‌دوره‌ای، که معمولاً به منظور بررسی عملکرد مالی و اجرایی شرکت‌ها در نیمه اول سال برگزار می‌شوند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. این جلسات در شرکت‌های دولتی و خصوصی، به‌ویژه شرکت‌های سهامی، نقش مهمی در شفاف‌سازی وضعیت شرکت و تصمیم‌گیری‌های کلان دارند. بر اساس آیین‌نامه تشکیل مجامع عمومی شرکت‌های دولتی، شرکت‌ها موظف‌اند تا پایان شهریور ماه هر سال، صورت‌های مالی تلفیقی و گزارش عملکرد نیم‌سال اول را ارائه دهند که این خود نشان‌دهنده الزام و اهمیت قانونی این مجامع است.
مهم‌ترین موضوعات مورد بررسی در جلسات شش‌ماهه چیست؟
از جمله موضوعات مهم مورد بررسی در جلسات شش‌ماهه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: بررسی صورت‌های مالی مقایسه‌ای با بودجه مصوب سال جاری، ارزیابی عملکرد هیئت مدیره بر اساس روند پیشرفت بودجه، و بررسی پیشنهادات هیئت مدیره و در صورت موافقت مجمع، اصلاح بودجه. این موارد نشان می‌دهد که تمرکز بر تطابق عملکرد با برنامه‌ریزی‌ها و امکان اعمال تغییرات لازم در میانه راه است.
با توجه به نکاتی که فرمودید، مزایای برگزاری مجامع شش‌ماهه را بیشتر توضیح می‌دهید؟
ارائه گزارش‌های مالی میان‌دوره‌ای باعث می‌شود سهام‌داران و ناظران بتوانند عملکرد شرکت را در نیم‌سال اول ارزیابی کنند. با افزایش شفافیت مالی و عملکردی، چنانچه انحرافی از اهداف وجود داشته باشد، مجمع شش‌ماهه فرصت مناسبی برای اصلاح مسیر و اتخاذ تصمیمات اصلاحی فراهم می‌کند. این امر، به نوبه خود، منجر به افزایش اعتماد سهام‌داران به مدیریت شرکت و کاهش ریسک سرمایه‌گذاری می‌شود. در واقع، این مجامع یک نقطه کنترلی حیاتی در میانه سال مالی هستند.
نقش مجامع میان‌دوره‌ای بر عملکرد شرکت‌ها چه مقدار بر رشد آن مجموعه تأثیر دارد؟
نقش کلیدی مجامع شش‌ماهه در ساختار مدیریتی و مالی شرکت‌ها بسیار مهم و چندوجهی است. این جلسات نه تنها ابزاری برای شفاف‌سازی و نظارت هستند، بلکه بستری برای تصمیم‌گیری‌های راهبردی در نیمه اول سال مالی فراهم می‌کنند. ارزیابی و پاسخ‌گویی مدیران به سوالات سهام‌داران منتج به ارتقاء مسئولیت‌پذیری و کارآمدی آن‌ها می‌شود. بنابراین، ارائه گزارش‌های مالی و عملکردی در این جلسات باعث می‌شود اطلاعات شرکت به‌روز و قابل‌اعتماد باشد، که در نهایت به افزایش اعتماد عمومی و سرمایه‌گذاران منجر می‌شود. موضوع بعدی، فرصتی است که در این جلسات جهت اصلاح بودجه و بررسی پروژه‌های آتی شرکت در اختیار شرکت قرار داده می‌شود که نقش مهمی در برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و افزایش کارآمدی دارد.
به تازگی شما سامانه مدیریت راهبردی را در سال جدید راه‌اندازی کردید، چقدر این سامانه به پیشرفت برنامه‌ها کمک می‌کند؟
راه‌اندازی سامانه مدیریت راهبردی، در صورت همکاری مدیران اجرایی، می‌تواند نقطه عطفی برای موسسه جهاد استقلال باشد. در واقع، یک گام هوشمندانه برای رسیدن به بهره‌وری بیشتر، هماهنگی بهتر و تصمیم‌گیری‌های داده‌محور محسوب می‌شود. در شش ماهه اول، بیشتر تمرکز ما بر تست آزمایشی سامانه بود و برای شش ماهه دوم قطعاً سامانه وارد فاز عملیاتی می‌شود. عملکرد هیئت مدیره‌ها مبتنی بر داده‌ها و اطلاعاتی خواهد بود که در سامانه به صورت برخط بارگذاری می‌گردد و قطعاً خروجی‌های قابل اتکایی که به دست خواهیم آورد، منتج به افزایش بهره‌وری و آشکار شدن نواقص و مشکلات سر راه شرکت‌ها خواهد گردید. جا دارد از حمایت‌های آقای دکتر مهدی دادفر، معاون محترم، و زحمات سرکار خانم سمانه حسنی، کارشناس امور اقتصادی موسسه در راه‌اندازی این سامانه تشکر ویژه داشته باشیم.
برخی از مزایای قابل توجه این نوع سامانه را توضیح می‌دهید؟
از مزایای کلان و استراتژیک این سامانه، تعیین و پیگیری اهداف سازمانی است؛ به طوری که اهداف میان‌مدت و بلندمدت به‌طور شفاف مشخص می‌شوند و پیشرفت آن‌ها به‌صورت مستمر پایش می‌گردد. یعنی معیارهای کلیدی عملکرد (KPI) قابل اندازه‌گیری می‌شوند و بر اساس داده‌های واقعی تحلیل می‌گردند. هم‌راستایی واحدهای سازمانی نیز همه بخش‌ها را با اهداف کلان سازمان همسو می‌کند و از فعالیت‌های پراکنده جلوگیری می‌نماید. تحلیل و تصمیم‌گیری‌ها مبتنی بر داده و اطلاعات خواهند بود، نه حدس و گمان. بنابراین، تحلیل‌های عددی پشت تصمیم‌ها قرار می‌گیرند و افزایش بهره‌وری را با تعیین شاخص‌های عملکردی به نحوی ساماندهی می‌کند که معاونت‌ها و مدیریت‌های مختلف شرکت روی فعالیت‌های مؤثر خود تمرکز نمایند. وظایف، مسئولیت‌ها و نتایج به‌صورت شفاف و قابل ردیابی تعریف شوند و مدیران و ذی‌نفعان در هر زمان به گزارش‌های جامع و به‌روز دسترسی داشته باشند. نهایتاً، افزایش پاسخ‌گویی و شفافیت سرلوحه کار قرار می‌گیرد و افراد مسئولیت‌های خود را بهتر می‌پذیرند، چرا که فرآیندها و نتایج قابل ردیابی هستند.
